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eFaxをスマホで使用する方法と注意点

efaxはスマホから送受信が可能?

メールやSNSをはじめグループウェアやクラウドサービスといったインターネット全盛の現在でも、ビジネスシーンでFAXはよく使われています。ただ、FAX機器を持ち置き場所でしか送受信できないこと、電話回線や紙のコストがかかることなど使いづらいなどネックがいくつもあります。efaxを導入すれば、これまでのFAXのデメリットがすべて解決されます。

efaxならスマートフォン専用のアプリが提供されているので、その場でいつでもFAXの送受信ができます。メールを使うことなくスマホのアプリだけで送信できるほか、それまで届いたFAXもスマホで閲覧することが可能です。efaxの専用アプリはメールソフトのように直感的で使いやすいデザイン設計です。スマホが使える人なら年配の方でもサクサク使えてしまいます。

それまで受信したFAXはすべて「受信トレイ」にメールが届くのと同じ感覚でリスト化されます。見たいFAXがあればタップするだけでFAXのイメージが表示されます。また、アプリ内の受信FAXを会社や自分のパソコンに送りたいときでも安心です。受信トレイのメニューから「転送先」を選べばEメールまたはFAXでの転送にも対応しています。

一方、スマホからFAX送信したいときも簡単。送りたいテキストや画像に送付状を付けて送信することもできます。送付状のオンオフもその場で設定できるほか、件名やメッセージの入力も普段のスマホを使うのと同じです。

スマホのアプリを使うととにかく簡単にFAXが送信できるのが魅力です。スマホのカメラで紙のファイルやホワイトボード、商品などを撮影してアプリに添付すれば、そのままFAXで送れます。スマホでメッセージやSNSを送る感覚と変わりません。

送り先はスマートフォンのコンタクトリスト(連絡先)に入っている電話番号を選択すれば、そのままFAX送信に使えます。一回ずつ番号や宛名を入力する手間も省けます。

efaxのスマホアプリはiOS版とAndroid版が提供されています。iOS版ならiPad端末での利用にも対応しています。

このように、efaxでは普段スマホを使う感覚でFAXの送受信ができます。

ユーザーの使い勝手をとことん追求した無料アプリが用意されているので、導入後オフィス全体ですぐに活用が可能です。

efaxをスマホで利用するならメールとアプリどっちがいいの?

まだまだビジネスシーンではパソコンがメインで仕事をすることが多いものです。取引先との連絡や見積書など伝票のやりとりなど、紙ファイルはもちろんFAXやメールが活躍しています。

メールの送受信に対応しているefaxですが、基本的に一般的なメールのやりとりと手順は同じです。送信先のメールアドレスを選択し、FAX内容を添付、件名やメッセージを記入して送信するだけで送信準備完了です。メールで画像を添付して送信することができる人なら、誰でも使えます。

メールでefaxを使うメリット

仕事の大半をパソコンで行っている人であれば、パソコンのモニタ画面でそのままFAXのやりとりも可能です。わざわざFAX機器を使う手間が省けるため、とても便利です。FAX送受信の一連の流れがすべてパソコンの中で完結してしまいます。

また、efaxならメールで送信する際、送付状を別に作成しなくても、メールの件名と本文がそのまま送付状に変身します。FAXしたい画像やファイルをすぐに送りたいとき、スマホの専用アプリを使うと送付状を付ける画面が別に表示されるため1ステップ必要です。メールなら一般のメール送信と流れはほぼ変わりません。送付状の作成に関していえば、メールを使った方が少し手間が省けます。

さらに、メールを使うとFAXを画像データで受信するとき、画質が鮮明でくっきり読みやすいというメリットがあります。会社同士のメールのやりとりならデータ通信量を心配することなく、大量のデータや画像を送受信できます。スマホのアプリの場合、FAX送受信のプロセスで通信データ節約のため自動的に画質が落とされる設定となっている端末が大半です。小さな文字や込み入った画像であればスマホの小さな画面では確認しづらいケースもあるでしょう。

アプリでefaxを使うメリット

一方、アプリを使えば、パソコンがない出先でもスマホ端末だけで、いつでもどこでもFAXの送受信ができます。刻々と変化するビジネスシーンで時間や場所に関係ないワークスタイルに対応しています。これこそefaxをアプリで使う最大のメリットです。

アプリの使い方は、スマホ端末にデフォルトで入っているメールアプリとほとんど違いはありません。スマホを使っている人ならヘルプを見なくても直感的に使いこなせるはずです。

efaxのスマホでの利用方法

efaxのメリットを最大限活かしたいなら、スマホで使いこなせることがポイントです。出先でもオフィスでもパソコンを立ち上げる必要なく、SNSチェックの感覚で利用できます。スピード感あふれるビジネス姿勢を貫きたいなら、ぜひスマホでの利用方法をしっかり身につけてください。

アプリのダウンロードから起動まで

efaxの専用アプリはiOS版とAndroid版の2種類があります。iPhoneを例にしましょう。

1)iTunes Storeで「efax」を検索、スマホにダウンロードします。

2)アプリをタップして起動させ、ログインIDと暗証番号でログインします。efaxログインIDとOINコード(暗証番号)は契約時に取得したものです。

3)ログインするとマイページが表示されます。メニュー画面には「ファックスを送信する」「ファックスを開く」「ファックスに署名する」「efax連絡先」の4つが見えます。また右下には管理画面のアイコンがあります。

FAX送信時の流れ

1)アプリのマイページを立ち上げて「ファックスを送信する」をタップします

2)『ファックス送信』という入力画面が表示されます。番号・宛名・会社名・件名・メッセージ・添付ファイルを入力および選択します。送付状のオンオフはボタン1つで設定できます。eFaxは、WordやExcel、PowerPointなどのオフィス書類はもちろん、スマホ端末内の写真画像も添付できます。

3)『送信』ボタンをタップすると画面中央に「ファックスは送信されました。」というポップアップが表示されます。

4)送信済のFAXは画面右下の管理画面ボタンをタップすると、送信トレイの中に入っています。『完了しました』と表示されていれば送信できています。

FAX受信時の流れ

FAXを受けるためにとりたてて手順は必要なく、自動的に受信トレイに入っています。管理画面から『受信トレイ』を見ると、メールソフトのように受信順でFAXがリストに並んでいます。中身を見るときは、タップするだけで表示されます。

ちなみに、受信FAXは他のメールアドレスやFAX番号に転送ができるため、オフィスで共有したいとき便利です。Wi-Fiを使えば無線でプリンタから印刷できる機能も備わっています。

アプリを使うとeFaxの機能をスマホ一台でカバーできます。

efaxをスマホで利用する際の注意

スマホ画面はどうしても小さいので、画像や書類の詳細を確認したいとき、すべてを判別できない場合があります。ズームさせて部分的にファイルを閲覧することも出てきます。ページ数の多いファイルや微細な画像の場合は、スマホよりパソコンのメールでチェックするほうが効率的です。

eFaxのスマホアプリでFAX受信するとホーム画面に通知が表示されます。大量のFAXをやりとりしているとどれが重要なものか優先順位を見分けるのは難しいかも知れません。メールであればメールソフトを見ると件名や送信先が一覧で一目でわかりますが、スマホではそこがネックになってきます。定期的にアプリの受信トレイを確認することが大切です。

また、アプリで日々たくさんのFAXを送受信していると、データがふくらんでスマホ端末の空き容量を圧迫するおそれがあります。とくに画像やオフィス関連のファイル、PDFなどは思わぬ大容量の場合もあり、溜め込まないうちにアプリ内のデータ管理を心がけましょう。

スマホはパソコン以上にインターネット上のウイルス感染やハッキングのリスクが高い端末です。iOSももちろんながら、とりわけAndroidはアプリの使用中にウイルス経由の個人情報流出が心配されます。ビジネスで大切な情報をやりとりするスマホには必ずウイルス対策ソフトを入れておきましょう。また、あやしいサイトの閲覧は控える、安易にアプリをダウンロードしないなど、基本的なスマホの使い方を再確認することが大切です。

まとめ

すべてのFAXをeFaxに切り替えれば時間や場所の制限から解放されるとともに大幅なコスト削減も実現できます。パソコンをメインに仕事をしているならメール中心で、営業など外を飛び回る仕事ではスマホのアプリを活用すればメールやSNS感覚でFAXを使いこなせることでしょう。

eFaxはFAXの概念を大きく変えていきます。

メールを送受信するだけでFAXができたり、アプリでタップすればすぐに送りたいFAX番号に転送できたり、使い道は多彩です。オフィスで扱う書類全般はもちろん、スマホのカメラで撮影した商品画像やホワイトボードの会議メモなど、あらゆる情報をeFaxで送ってみましょう。