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efaxは法人でも利用可能なのか?料金、注意点等について

efaxは法人でも利用できる?

efaxは法人でも利用可能です。公式HPでは以下のような法人の導入例が記載されています。

① ファックスのデジタル化を業務改善に活かした、A証券会社

② いつでもどこでもファックスが利用できるメリットを活かした、ワイン輸入販売会社

③ コスト削減に成功した在宅ワーカー

④ 外出の多い営業マンAさん

⑤ 設立間もないベンチャー企業のC社

このように法人もefaxを導入して、リーズナブルで便利なインターネットFaxサービスを活用しています。個人事業者から大手企業まで幅広い法人がefaxを導入していることがわかります。

法人でefaxを利用するメリット・デメリット

  • 法人でefaxを利用するメリット

ⅰ コスト削減が可能

  efax 電話回線利用の複合機
初期費用 ゼロ(お手持ちのインターネット環境だけで利用可能) 最低でもおよそ50,000円(契約料・施設設置負担費・工事費・ファックス機・ファックス用紙やインクリボンといった付属用品代)
ランニングコスト ゼロ ファックスの消耗品代プラス保守点検費用の合計で27,880円/年
月額基本料金 1,500円 2,550円
その他料金

送信1ページ10円

受信1ページ10円*1

時間と距離の併用でわかりにくい
法人料金 なし あり
初年度かかる費用(最低限) 15,000円*2 108,840円

*1:送信150ページ、受信150ページまでは基本料金に含まれます。150ページを超えた場合のみ追加料金が発生します。送信は日本国内では基本的に10円ですが、海外の場合は料金が異なります。

*2:料金プランで年払いを選択した場合、1ヶ月1,250円になります。

このようにインターネットFaxサービスを利用した場合、初年度の支払額は電話回線利用の複合機のおよそ1/7で済みます。圧倒的にコストダウンをすることができるのがefaxです。

なお、月額基本料金はefaxなら年間15,000円ですが、電話回線利用の複合機の場合(法人契約)は30,600円かかります。月額利用料金でおよそ倍の料金差があります。このように、efaxなら、月々の料金も電話回線利用の複合機と比較して圧倒的にリーズナブルにファックスサービスを利用することができます。

ⅱ データの管理がしやすくなる

efaxはインターネットFaxサービスですので、情報の管理を電子化して一元管理しやすくなっています。efaxでは、ファックスから送信されてきたファックスデータをサーバーで自動的にPDFファイルに変換してくれるため、情報の管理がしやすくなっています。

また、データをファックスで送信する場合もWordやExcel、PowerPointといったオフィスファイルのほとんど全てに対応しているため、ファイルをそのまま添付するだけで簡単にファックスでデータを送信することができます。

このほかにもefaxなら、最大5つの受信メールアドレスを登録することができるため、外部のクラウドサービスと連携して大量のデータを直接クラウド上で処理することも可能になっています。

従来機利用の場合、ファックス用紙をトレーにうっかり置きっぱなしにする事故が起こりがちでした。この点もefaxなら電子化してファックスデータが送信されてくるため、うっかりが起こる余地がありません。

このようにefaxなら、データを簡単に処理することも管理することも簡単です。

ⅲ 大事なファックスデータをなくすことがない

従来のファックスサービスの場合、複合機からファックスデータを印刷するのが一般的でした。こういった場合、うっかりミスでファックスデータを印刷した紙を捨ててしまったり、忙しいときに他の書類と一緒になってしまい、なくしたりすることがありました。

この点もefaxならデータが電子化されていて、電子メールにしっかりと残るため、ファックスデータをなくしてしまうといったことが起こらなくなります。

ⅳ 最大5ヵ所で同じファックスデータを受信することができる

efaxなら、ファックスデータを最大5か所で受信することができます。ですから、同じ部署のメンバー全員で場所を問わずどこでもファックスデータを確認することができます。ですから、仕事での連絡ミスや行き違いといったことが起こりにくくなります。

具体的には、上記で記載したA証券会社では、コールセンターと口座開設の部署に受信アドレスを振り分けることで、同時に別な部署でも同じファックスデータを確認することができています。こうすることにより、本人確認書類を口座開設の部署とコールセンターで同時に確認できるため、お客様を待たせることなくスムーズに口座開設の手続きを行うことに成功しています。この他にもA証券会社では金融商品ごとにファックス番号を設定して、業務の効率化を図っています。リーズナブルな料金のefaxだからできることですね。

ⅴ 日本国内だけではなく海外でもファックスが使えるefax

インターネットFaxサービスのefaxなら、インターネット環境があれば、どこでもファックスデータを送受信することが可能です。パソコンだけではなく、スマートフォンや携帯電話でもファックスの送受信をすることができます。

このメリットを最大限にビジネスに活用しているのが上記で記載したワイン輸入販売会社のTさんです。仕事柄日本国内だけではなく、海外に行くことが多いワイン輸入販売会社のTさんは、オフィスだけではなく、自分のメールアドレスも登録しています。こうしてTさんは海外にいてもワインの販売状況をリアルタイムで確認することができています。

このほかにも、海外のファックス番号を所得することで、スムーズにワインの売買をすることができます。現地のファックス番号を取得することで現地での信頼度があがり、売買をスムーズに行うことができるからです。日本にいながら海外のファックス番号を取得できるefaxならではの利用方法ですね。

ⅵ いつでもどこでもファックスデータを送受信できるefax

電話回線に縛られることがないインターネットFaxサービスのefaxですから、外出先でもスマートフォンでファックスデータを送受信することができます。日中の外出が多い営業マンに最適なファックスサービスになっています。

上記で記載した外出の多い営業マンのAさんはefaxを活用して仕事の効率を上げています。見積書や図面といった書類はいまだにファックスが主流です。こういった書類をいったんオフィス戻ることなく、外出先からefaxを活用して簡単にファックスを送受信することができるようになって、仕事効率がアップしています。

また、efaxでは受信したデータが電子化されます。Aさんはこの特性を利用して、今まで煩雑だったファックスのデータ管理も効率よく行えるようになっています。

ⅶ 市外局番を自由に選択することができる

efaxでは市外局番を自由に選ぶことができます。これも人気の秘訣になっています。050や020などの番号表示だと、電話でも一瞬構えることはありませんか?やはり「信頼性」といった面からも東京なら03と市外局番が表示された方が安心感がありますよね。

市外局番を自由に選択できるインターネットFaxサービスプロバイダーでは今のところefaxだけになっています。

ⅷ 一括送信の機能がついている

従来の複合機の場合、同じ内容のファックスを数か所に送信する場合1件1件送らなければいけませんでした。しかも複合機の場合、ファックス機能だけではなく、電話・コピー機などと機能が一緒になっている場合が多いため、他の業務を遂行することができなくなり、業務に支障が出ることもありました。この点efaxなら、一括送信の機能(最大50件まで)があるので、同じファックス内容を複数箇所に一括して送信することが可能です。

  • 法人でefaxを利用するデメリット

ⅰ ファックス番号が変更になる

efaxでは市外局番を自由に選択することは可能ですが、ファックス番号を自由に選ぶことができません。ですから、今まで利用していたファックス番号が変わることになります。このため法人であれば、お得意先などにファックス番号の変更通知をしなければならなくなります。

ⅱ 時間表示に注意

efaxは世界49か国4,600都市のファックス番号を提供しています。このためefaxでは世界標準時(GMT)を採用しています。ですから、ファックスの送受信の時間表示が日本時間と違う時間が表示されてしまいます。表示される時刻に9時間プラスすると日本時間になります。できることなら、世界標準時(GMT)と日本時間を選択することができるサービスができると、さらに使い勝手がよくなると思います。

法人でefaxを利用する際の注意点

① メール管理に注意

efaxでは電子メールでファックスデータの送受信を行います。このため、電子メールがいっぱいになると、大事なファックスが来ていることに気が付かなかったりすることが起こります。ですから、常に電子メールの管理をして管理しやすくする必要があります。また、業務時間中は他のサービスと連携して、ファックスを自動的に印刷したりすることでも、こういった事態を防止することができます。

② メールボックスの容量オーバーに注意

efaxでは電子メールでファックスデータの送受信を行うため、メールボックスの容量が許容範囲を超えてしまうとファックスデータも受信することができなくなります。常に電子メールの管理をしっかりとしていきましょう。

法人で利用する際も料金は変わらないの?

efaxの料金体系はシンプルに2つだけです。月額払いと月払いのみの設定で法人の追加料金は発生しません。

このようにefaxなら法人でも追加料金を取られることなくリーズナブルにインターネットFaxサービスを利用することができます。法人でも初回申し込みの場合、30日間の無料トライアルに申し込むことも可能です。まずはお試ししてから導入を検討してみてはいかがでしょうか。