インターネットFAXとは? インターネットFAXの仕組みや他FAX機器との違いを徹底解説

インターネットFAXとは?

日常でFAXを使うシーンはさまざまです。ただ使い慣れたFAXも「もっとこうあれば」なんて不自由なこともちらほら。

まずはインターネットFAXの登場シーンを見てみましょう。

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インターネットFAXの登場シーン

そんな「紙のFAX」を革新的に変えたのが「インターネットFAX」です。

インターネットFAXをザックリいえば「今までのFAXのデメリットを解消してくれる」FAXサービスなんです。

インターネットFAXをわかりやすくいえば、普通のFAXのようなハード(本体)が存在しない「Eメール感覚のFAXサービス」なんです。

これだけの説明では「インターネットを利用したFAXなら、インターネット回線を利用する光電話と並行して使うFAX機もインターネットFAXなの?」と疑問に思われるかもしれません。

確かに光電話は光ネット回線を利用したIP電話。一部制約はあるもののFAX一体型電話ならFAXも使える訳なので「インターネットを利用したFAX」には違いないですよね。

ただこれはFAXというハードを使うので「インターネットFAX」ではありません。

また「パソコンからソフトを使って利用するFAXならうちも使っている」との声が上がってきそうですが、これもインターネットFAXといえるかどうかはその後の通信ルートによって違ってきます。

ではもう少しわかりやすく整理するために、今までのFAXの概念とインターネットFAXとの違いを見てみましょう。

今までのFAX送信方法との違い

まずはFAXのイメージを頭に描いてみて下さい。

恐らく多くの方は、送りたい紙の書類を送信トレイにセットし送信ボタンを押すと、何やらピーピーガーガーの送信音とともに送信用紙が送られていく、というパターンでしょう。

ちょっとしたオフィスのコピー機一体型のFAXでも、コピー感覚で送信書類をセットしスイッチポン、後は順次メモられたFAXが相手先ごとに勝手に送られていくといったイメージではないでしょうか。

またFAXを受信する際も、用紙やインク(トナー)さえ切らしていなければ、FAX機によってピーガーの音の有無はあるにしても、印字された書類が出力されることは同じですよね。

ではそんなFAX機利用のイメージを念頭に、インターネットFAXとの違いをハッキリしていきましょう。

普通のFAX機との違い

普通のFAX機というと語弊があるかもしれませんが、先ほど頭に描いたイメージのごく一般的なFAX機との違いを比べてみましょう。。

ポイント-インターネットFAXはペーパーレスで紙を使わない

普通のFAXとインターネットFAXの大きな違いは「紙を扱うのかどうか」という点です。

ここでいう紙とは、送信書類や受信用紙の両方のことです。

FAXというとキホン「書類や用紙を云々」ですから、紙を扱わない=ノンペーパーでのFAXとなると、何だかいきなりカルチャーショックですよね。

ところがそれが、あろうことか現実なんです。

送信の場合

では送信書類のソース(元)はどうするのでしょうか? 送るものがなければFAXではないですよね。

ここで送信書類を思い浮かべてみて下さい。

例えば注文票に必要事項を手書きで記入しFAXを送るとしましょう。

その注文票自体、もとはといえばパソコン等で作られたものではないですか? ならばパソコンにそのデータが残っていますよね。

それをプリントアウトしてタイムリーな必要事項を手書きで記入しているわけですから、始めからパソコンで必要事項まで記入して保存したものが、プリントアウトするまでもなくそのままFAXできれば、手間もかからず用紙も要らず便利ですよね。

「それならEメールで添付して送ればいい」となりそうですが、相手はFAX機ですからEメールという訳にはいきません。

だいいちEメールを受信したり添付ファイルを開く環境や手立てのない相手先なら、下手をすればトラブルやクレームものです。

受信の場合

ではFAXで受信する場合はどうでしょうか?

やはりピーガーという独特なサウンドとともに出力されてくるのは、少々文字が見難くなった紙の書類。

質のいいコピー機FAXなら、ブーンカチャっとやはりコピーと兼用の出力トレイに出てきます。

たまにコピーしている時にFAXが送られてくると、コピーの出力にFAX書類が紛れ込んだりして「何だコレ?」なんてことにもなりますよね。

また用紙がない、インクがないといった際には、もちろんFAXはすぐには出力されません。

外出中だった場合FAXが来てないので送信相手に確認したら、こちらのFAXが用紙やインク切れだったなんてことは経験ありませんか?

またFAX受信では営業用DMや相手先送信側のミスによる「無駄なFAX大量受信」なんて迷惑なものもあります。

必要としていないのに、大量の用紙やインクの負担はこちらなわけですから、ホントいい迷惑ですよね。

今はあまりそんなニュースは流れませんが、過去には気に入らない相手先に故意の大量FAXを流して営業妨害なんて、まるで身に覚えのない寿司の出前やピザの宅配のようなひどい事件がFAXでもありました。

送信にせよ受信にせよ、普通のFAX機ではこうして紙を使うことによる非効率的な作業がどうしても起こりうるんです。

インターネットFAXは、送信にも受信にも原則紙を使いません。

パソコンで作られた書面をそのままデータとして相手のFAXに出力、相手からFAXで送られた書面がそのままデータ化され、こちらではEメールの添付ファイルとして送られて来るんです。

原則とあるのは、これらの書面が画面上の確認だけで済む場合で、それをプリントアウトするかどうかはその時の都合次第という訳です。

インターネットFAXと「パソコンFAXソフト&FAXモデム」との違い

インターネットFAXでは紙を使わないし、FAX機を使うことによる余分な作業をいなくていいということはわかりました。

紙を使わないペーパーレスFAXといえば、パソコンで作った書面を相手のFAXに送ることが出来るパソコンFAXソフトを使った「FAXモデム」という便利な方法があります。

では「インターネットFAX」と「パソコンFAXソフト&FAXモデム」は何が違うのでしょうか?

ポイント1-回線の違いとアダプタの有無

そもそもFAXモデムとは、パソコンのFAXソフトから電話回線を通してFAXを送る為の変換アダプタの名称です。

パソコンFAXソフト&FAXモデムでは、パソコンでFAXソフトを立ち上げて送信書類を準備、これを電話回線の回線種別に合わせて接続されたFAXモデムでデータ変換しFAXデータとして送信します。

電話回線に乗った時点では通常のFAX用の伝送データですから、相手のFAXにはそのまま送信出力されます。

受信する際はこの逆、相手から送信されたFAX伝送データはFAXモデムでデータ変換され、パソコンで閲覧/保存出来る様になります。

パソコンFAXソフト&FAXモデムを利用する場合の準備品としては「FAXソフト」+「電話回線」+「FAXモデム」が必要となる訳ですね。

これに対しインターネットFAXでは、データ変換用のFAXモデムや電話回線を必要としません。

インターネット回線があれば、インターネットFAXのサービス会社と契約するだけでいいんです。

ポイント2-費用の違い

ここで両者の費用面での違いを見てみましょう。

パソコンFAXソフト&FAXモデムを利用する場合の準備品にかかる費用としては、

→パソコンFAXソフト-代表的な「まいと~くFAX9Pro」パッケージ版で約10,000円前後

→FAXモデム-PC内臓の場合は不要。USB外付けタイプはamazonで1,000円~

→電話回線-普段使っている電話回線でOK。

→通信料-通常のFAX通信料に準ずる。

インターネットFAXを利用する場合の費用としては、

→サービス提供会社との契約-人気の「eFax」で月額1,500円(送受信各150枚、超過は10円/枚)

→インターネット環境は普段使っているモノでOK。

→インターネットの月額料金に準ずる。となります。

ここではまだ、どのくらいの差があるのかは微妙ですね。

ポイント3-利用できる端末

パソコンでFAXを送受信するといった部分は同じですが、それぞれに利用できる端末環境は違ってきます。

パソコンFAXソフト&FAXモデムを利用する場合の端末は、FAXソフトをインストールしたパソコン、また先ほどのeFAXなどソフトによってはスマホで利用できるアプリも用意されていますが、いずれにせよ端末ごとにライセンスが必要になります。

一方インターネットFAXの場合は、パソコンなど端末へのインストールは不要でユーザーごとのライセンス契約となるので、インターネット環境にあれば複数の端末から利用可能な訳です。

例えばオフィスでは固定パソコンで、外出先ではスマホでなどと複数端末1ライセンスで同じFAXの確認が出来る訳です。

Eメールとの違い

パソコンでインターネットを利用し、しかも紙を使わないとなると、「Eメールで送ればいいじゃん」となりそうです。

確かに文書をEメールで添付して送れば、紙を使わないしインターネットFAXのようにサービス提供会社との契約も不要ですよね。

しかもインターネットを契約していれば、プロバイダ発行のEメールは付与される訳ですからそれを使えば余分な費用もかかりません。

なるほどEメール添付がもっとも簡単にFAX送信が…ちょっと待ってください。

そう、今回のメインテーマは「FAX送信」です。FAX送信するときは相手先のFAX番号でFAX機宛てに送るわけですよね。

Eメールは相手先のメルアド向けに送るわけですから、FAXではありません。

相手がEメールを使っていなければなおさら、目的のはき違えということになります。

また相手先からは普通にFAX番号を入れて送信するわけですから、すでにEメールではないんです。

もうお解りですね、Eメールはあくまでメールでのやりとり、インターネットFAXは目的がFAXのやりとりなんです。

さらにインターネットFAXは、Eメールと同様EメールソフトからFAXデータを添付してFAX送信する訳ですが、相手先が普通の紙FAXでも、またPDFファイルとしてででも送信することができるんです。

相手先と書面をやりとりするためのFAX機やEメールとインターネットFAXの違いを見てきましたが、お解りいただけたでしょうか?

こうしてみるとFAXを送受信するには、インターネットFAXがいかに利便性に優れ使い勝手が良いかということが見えてきます。

では次に、インターネットFAXの基本的なしくみを見てみましょう。

インターネットFAXのしくみ

冒頭でも紹介したように、インターネットFAXは電話回線を使わずインターネットを利用してFAXデータが送受信されます。

  • サービス提供会社経由で自動的にデータ変換される

こちらから送信する場合は、Eメール感覚で相手先のFAX番号を入力し送りたいデータを送信するだけ。

その後ネットワーク上で契約しているサービス提供会社を経由する際にPDF⇔FAXデータとデータ変換され、相手先のFAXにはFAXデータとして送信されるわけです。

  • FAX番号はサービス提供会社から取得する

また相手先からFAXデータとして送られてくる場合はその逆。その際のこちら側のFAX番号は、サービス提供会社との契約の際取得したFAX番号になります。

ここで取得するFAX番号として、多くのサービス会社は「050」が先頭につきますが、先に紹介した「eFax」では、東京03、大阪06など全国の市外局番を先頭に付けたFAX番号を取得することができます。

しかもこのサービス会社で取得するFAX番号は、通常の電話番号やFAX番号のようにその地域で利用する際に、否応なしに自動的に付加されるNTT電話番号の様な市外局番の扱いと違い任意で取得する後付け番号ですから、たとえば東京に住んでいて大阪06の番号を取得利用することも出来るんです。

特別な設定やレクチャーは不要

インターネットFAXを利用する際、専用ソフトのインストールやちょっとしたIT知識、また利用する為にレクチャーを受けるなどは何も要りません。

ネットFAXはEメール感覚で気軽に利用できるんです。

インターネットFAXの利用環境と使い方・送受信の実際

インターネットFAXはインターネット環境があれば、さらに絞り込むと「Eメールが利用できる環境」があれば利用できます。

ということで、タブレットやスマホなどでもネット環境があれば専用アプリを使ってインターネットFAXが利用できるんです。

では早速、インターネットFAXを使った送受信の方法を人気の「eFax」を例に見てみましょう。

ネットFAXのFAX送信方法(eFaxの場合)

※事前にEメールアドレスの登録が必要です。

Step1.Eメールで宛先を記入

Eメールで新規メールを立ち上げて宛先に「国番号」+「市外局番」+「相手先のFAX番号」+「@efaxsend」を入力します。

はじめて見ると何だかややこしそうですが、慣れれば簡単です。

もちろんよく送る相手先はアドレス帳に登録しておけば後々がラクで便利ですよね。

Step2.送信する書類や写真、ワードエクセルなどのファイルを添付

添付できるファイルは、PDF形式、ワード形式(.doc)、エクセル形式(.xls)、パワーポイント形式(.ppt)などのオフィス系ファイル、JPG、GIF、PSDなどの画像ファイルなどが

すべて可能です。

Step3.FAXの表紙にしたいメッセージを本文に記入

FAXの送信票つまり表紙にあたる部分をEメールの本文欄に記入します。

送信

サービス会社経由で相手先のFAXに届く

インターネットFAXでの送信はこれだけです。

宛先欄のEメールアドレスに「eFax」での判断要素がすべて含まれている訳です。

では次にインターネットFAXで受信してみましょう。

ネットFAXFAX受信方法(eFaxの場合)

※事前にEメールアドレスの登録が必要です。

Step1.Eメールを設定したPCやスマホに相手先からのFAXがPDF添付で届く

相手先から送られたFAXが、あらかじめサービス提供会社に登録しておいたEメールアドレス宛てに届きます。

Step2.PDFファイルを開いてFAX内容を確認

「eFax」の場合登録できるメールアドレスは5つまでなので、同部署やグループなどでFAX内容が共有といったことができるんです。

もちろん同じEメールアドレスをPCやスマホなどの複数端末に設定し、それぞれのメール設定で「受信したメールをサーバーから削除しない」ようににしておけば、出先のスマホでFAXを素早く確認、事務所や自宅に戻ってPCでじっくり再確認なんてことも出来る訳です。

インターネットFAXでの送受信いかがでした?

通常のFAXからは想像できないほどの便利さが、ここからも見えてきますよね。

こんな便利なインターネットFAXですが、サービス提供会社によってその内容は微妙に変わってきます。

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