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efaxの受信方法と確認方法、受信時の注意点について

efaxの受信方法は?

Fax機を使った通信は設定が難しいですよね?急に紙やインクがなくなったりとアクシデントに見舞われたりすると、受信できないといったこともあります。そういった一切の「面倒」がなく、メールの送受信のように簡単にfax機能を使えるのがefaxです。

①送信者は今までと同じ方法でfaxを送信することができます

送信者は今まで通りの送信方法(fax機と紙による送信)で送信することができますので、「efaxに替えました」などとfax送信者に断る必要がありません。あくまで普通のfaxと同じでOKです。

②受信者はfaxの内容を登録したメールアドレスで受け取るだけ!

送信者がfaxを送信すると、自分が登録したメールアドレスにfaxの内容が送信されてきます。efaxではメールアドレスを最大5つまで設定することが可能です。そのため自宅のパソコンだけではなく、外出先でもスマートフォンやタブレット、なんと携帯電話(ガラケー)でもfaxを受信することが可能です。

③fax内容は通信メールに添付されているPDFファイルを開くだけ

Faxが送信されてくると、efaxから、通信メールが送られてきます。そのメールに添付されているPDFファイルを開くだけで、faxの内容を確認することができます。このため相手からのfaxを見逃すこともありません。そのうえfax待ちをすることもなく、安心して外出することができます。

④どこでもfax内容を確認することができます。

efaxはスマートフォンにも対応していますので、外出先でもfax内容を確認することができます。操作は今まで使っているEメール操作と同じですので、新規で何か覚えなければいけないといった面倒もありません。

efaxの受信の確認方法は?

efaxはパソコンだけではなく、スマートフォン・タブレット・携帯電話でもfaxの内容を受信することができます。ですから、外出先でも気軽にfaxの内容を確認することができます。efaxでfaxを受信すると、登録したメールアドレスにメールが通知されます。

その通知メールに添付してあるPDFファイルを見るだけOKです。メールの取り扱いができれば、誰でも簡単に操作することが可能です。そのうえ、通知メール機能でfaxを確認し忘れるといった事態もなくなります。この通知機能は大変便利ですよね。

しかも、瞬時にfax内容を「どこでも」受信することができるため、ビジネスチャンスを逃すこともありません!

従来のfax機ではこういった便利な機能がありません。仕事で使う大事なfax待ちで留守番しなければいけなかったりすることもあります。この点、efaxならfaxを受信すると即通知メールが送信されてくるため、仕事もスピーディー且つ効率的に進めることができます。

ビジネスに欠かせない便利な機能満載ですよね。

どのようなファイル形式でfaxが届くのか?

送信者が通常の操作(fax機と紙)で送信したfax内容はPDFファイルで通知メールに添付されてきます。PDFファイルで添付されてくるため、簡単にプリントアウトや転送ができて便利です。

また、専用アプリをダウンロードすれば、スマートフォンでも簡単にクラウド上でfax内容を閲覧・編集することも可能です。efaxはクラウドサービスに直接アクセスすることが可能だからです。このため、外出先でも、簡単にfax内容を確認するだけではなく、編集して送信することも可能になっています。

そして、efaxでは送信者の情報を自動的にPDFファイル形式に変換してくれます。PDFファイルですから、編集も印刷も簡単にすることができます。

海外から自分宛にfaxを送信してもらう方法

efaxのサービスは日本国内だけではありません。世界46か国1200万人が利用しているfaxサービスです。ですから当然海外からもefaxを利用してfaxを送信してもらうことが可能です。efaxでは現在46カ国3,500都市でFax番号を提供しています。

《海外から自分宛にfaxを送信してもらう方法》

①国際電話をダイヤルするのと同様に送信者は受信者のefax番号をダイヤルします

②市外局番の「0」を省略し、国番号(日本)の「81」を加えます

 (例)03 1234 5678の場合は81312345678とダイヤルする

③あとは、通常faxを送信する方法で送信すればOKです

このようにefaxサービスを利用すれば、世界各国でfaxの送受信が可能です。

誰のfaxからでも受信できる?

efaxは普通のfaxと同じ機能が利用できるfaxサービスですので、誰からでもfax内容を受信することができます。しかも、パソコンからだけではなく、スマートフォンやタブレットなどで外出先からもfax内容を手軽に確認することができます。

携帯やスマホでも受信できる?

efaxでは、パソコンはもちろんのことiPhoneやandroidといたスマートフォンでもfax内容を受信することができます。そして、なんと普通の携帯電話(ガラケー)からでもfax内容を受信することが可能なのです。

《スマートフォンの場合》

スマートフォンのメールアドレスを管理画面に登録するだけです。この簡単な操作1つでfaxの送受信をメールで行うことが可能になります。登録方法はefaxの会員ページにログインするだけです。ログイン後スマートフォンのメールアドレスを登録して完了です。

専用のアプリをダウンロードすると、アプリ内で送受信することが可能になります。iTunesかGooglePlayで専用アプリをダウンロードするとすぐ使えます。

《携帯電話(ガラケー)の場合》

携帯電話でもスマートフォン同様の手続きですぐefaxの機能を利用することができます。

efaxの会員ページにログイン→携帯電話のメールアドレスを登録、これだけです。

ただし、faxの内容はPDFファイルを使って受信するので、PDFファイルを閲覧できる環境が必要になっています。

efaxをいろいろなシーンに応用してみよう

efaxはfax内容の送受信だけではなく、様々なシーンで応用することができます。fax機能だけではもったいない!便利なefaxの機能を120%活用してみましょう!

①会議録に利用する

efaxの特徴は送信したデータがPDFファイル形式でメールに添付されてくることです。この機能使って、応用してみましょう。

ⅰ 会議録(ホワイトボード)などをスマートフォンや携帯電話で撮る。

ⅱ 写真をefaxを使って、メールで自分宛に送信する

ⅲ 自動的にefaxがPDFファイルに変換してくれる

このように、ホワイトボードに書かれた会議録がefaxを使うことにより、自動でPDFファイルに書き換えすることができます。ホワイトボードを写して、書類化する手間が省けますので、仕事能率を大幅にアップすることができます。

このほかにも、PDFファイル形式になっているので、情報を共有した相手にPDFファイルとして一斉にメール送信することも可能です。書類として紙化する必要がある場合でも、そのままパソコンやfax機に送信すれば、即印刷することもできて大変便利です。

②クラウドサービスと連携させる

efaxは最大5つのメールアドレスを登録できるサービスです。ですから、そのメールアドレスの1つをクラウドサービスで利用しているメールアドレスで登録します。すると、直接クラウド上でfax内容を閲覧したり、編集することが可能になります。

ネットが使える環境であれば、どこでもfax内容に対して閲覧・編集が可能になるので大変便利です。

クラウドサービスはEvernote、dropbox、、sugersync、skydrive、などたくさんありますので、使い勝手が良いものをチョイスして利用してOKです。

スピードが命のビジネスマンには欠かせないツールになりそうですね。

③スキャナーやプリンター代わりに

「家にfaxはあるけど、プリンターがない」といった場合にもefaxが大活躍します。

ⅰ 印刷したいもの(クーポン券など)をスマートフォンや携帯電話の写真で撮ります。

ⅱ 写真をそのまま、efaxを経由して自宅のfaxに送信します。

ⅲ 自宅のfaxを受信すれば、プリントアウトできます

このように、efaxのサービスはプリンター代わりにも利用することができます。クーポン券などでしたら、わざわざ自宅で新たにプリンターを買うよりもお得です。

④留守番中の子供との通信機能としてefaxを利用する

急用で出かけたときなど、子供に「書置き」することを忘れがちですよね。外出先から家に電話をして子供さんが出てくれたらよいのですが、ちいさいお子さんの場合は電話に出ることを怖がって出てくれない場合もしばしば見受けられます。

こういった場合にお母さんのスマートフォンや携帯電話からefaxを利用して自宅のfaxにメールを送信すれば、お子さんが「なぜお母さんがいないのか」を知ることができます。

efaxのfax受信に関する注意点

①メールの受信が多い場合、faxが埋もれてしまう可能性がある

Eメールの受信が多い場合、faxがメールに埋もれて「見つからない」といったことになる可能性があります。ですから、こまめにメール・チェックをするようにしましょう。

ただしスマートフォンのアプリを利用すれば、faxの一覧が表示されるので、「メールに埋もれてわからない」ということはなくなります。パソコンのEメールが頻繁に送られてくる方はスマートフォンのアプリを併用することをおすすめします。

②メールボックスの容量に余裕がない場合、faxが受信できない

そこまでメールボックスを一杯にした場合はfax以前の問題でメールの受信の妨げになります。こまめに整理するように心がけましょう。

③TIFF形式のファイルが受信できない

TIFF形式のファイルの形式はめったにないのであまり気にしなくてもよいと思います。もし稀にこの形式で送られてきたときには、送り直しを頼むしかありません。

見てきたようにefaxはfax機や回線がなくても、どこでも手軽にfaxを送受信することができる便利な機能を備えています。しかも使い方次第でefaxはfax機能だけではなく、様々なシーンで便利に利用することも可能です。Fax機能だけではもったいない便利な「efax」。皆さんもビジネスや生活の場面に取り入れてみませんか。